همانند بسیاری از درخواست های قابل پیش‌بینی یا درخواست هایی که قبلاً در مراکز اطلاع رسانی وجود داشته اند، در خدمات ‌پاسخ‌گویی‌ به سؤالات نیز می توان از برگه ها یا پرونده های اطلاعاتی برای تهیه سریع حداقل بخشی از پاسخ استفاده کرد. گاهی از این پرونده ها می توان برای توجیه ضرورت وجودی یک واحد اطلاع رسانی تخصصی استفاده کرد.

۲-۱-۶-۲-۱۰- بانک داده ها^[۱۶]

بانک داده ها، به بیانی دقیق، فایل های بسیار سازمان یافته ای از اطلاعات حقیقی بسیار دقیقی که از منابع استخراج شده اند را دربر دارند و نه ارجاعات کتاب‌شناختی منابع – چه این اطلاعات در صورت ضرورت قابل تهیه اند-. بانک داده، امکان تهیه داده های خاص برای استفاده های فوری را فراهم می آورد. برای مثال در یک جراحی، برای یافتن علت بروز مشکلی خاص و فهم شیوه برخورد با آن، می توان به بعضی از بانک های داده ای پزشکی مراجعه کرد.

۲-۱-۶-۲-۱۱- تحلیل اطلاعات

خدمت تحلیل اطلاعات، اطلاعات موجود در منابعی را شرح می‌دهد که به یک حوزه موضوعی خاص وابسته است. در تحلیل اطلاعات، باید مجموعه معیارهایی که درخواست های احتمالی یا نقطه نظرات بهره گیران را بیان می دارند مورد توجه قرار داد. به عنوان مثال، به سادگی نباید گفت که یک منبع درباره آبیاری است بلکه باید سیستم آبیاری، شیوه استفاده، محصولات قابل آبیاری و شاخص های مختلفی مثل هزینه، مقدار مصرف آب، تبخیر و موارد مشابه را نیز ذکر نمود. این امر امکان بازیابی منابع مرتبط با شرایط خاص که حوزه موضوعی آن دقیقاً تعریف شده و فهرستی از معیارهای ثابت آن نیز در نظر گرفته شده است را فراهم می آورد. بانک داده، با توجه به اینکه داده هایی مجزا از هم را فراهم می آورد، یک خدمت تحلیل اطلاعات است و اطلاعات را در دسته های موضوعی مختلف ارائه می‌کند. این فعالیت می‌تواند به صورت خدمتی مستقل و یا به عنوان یکی از خدمات مراکز اطلاع رسانی ارائه شود.

۲-۱-۶-۲-۱۲- تثبیت اطلاعات

تثبیت اطلاعات، اعتبار اطلاعات را بررسی می‌کند یا محدودیت های اطلاعات موجود در منابع مختلف را مشخص می کند و مطالب گفته شده درباره یک موضوع خاص را با دیگر منابع- به همان صورتی که در اطلاعات ارزیابی شده و ترکیبی آمده است- مطابقت می‌دهد. معمولاً خروجی این فرایند در یک فایل ویژه ضبط شده و به صورت یک منبع ردیف سوم، اشاعه می‌گردد. در تثبیت اطلاعات، غالباً باید همه منابع اطلاعاتی ردیف اول گردآوری شده را بررسی کرد.

۲-۱-۶-۲-۱۳- ارزیابی اطلاعات

هر چند تعیین حد فاصلی بین ارزیابی اطلاعات و تثبیت اطلاعات دشوار است، اما ارزیابی اطلاعات تا اندازه ای از تثبیت اطلاعات کم زحمت تر است. اطلاعات (یک مورد یا مجموعه ای موارد) درباره یک موضوع خاص، برای ارزشیابی نقادانه به یک یا چند متخصص سپرده می شود تا ارزش کلی یا دیگر موارد مربوط به آن را مشخص نمایند.

یک روش ساده برای ارائه خدمات ارزیابی اطلاعات به بهره گیر، ایجاد امکان ارتباط مستقیم او با متخصصی است که فعالیت عادی او با موضوع مورد سؤال بهره گیر مطابقت دارد و مشتری دائمی خدمات آگاهی رسانی جاری است و در صورت ضرورت می‌تواند درباره موضوع درخواستی به کاوشی جامع بپردازد. واحد اطلاع رسانی، با تهیه فهرستی از حوزه های موضوعی متخصصین، تماس منظم با آن ها و استفاده از خدمات آگاهی رسانی جاری می‌تواند بهره گیری از دانش متخصصین را نظم دهد. (گیلوری، ۱۳۷۸، ۵۴)

۲-۱-۶-۲-۱۴- بسته بندی دوباره اطلاعات

در بسته بندی دوباره اطلاعات، هدف گردآوری و ارائه اطلاعات در ساختاری واحد برای تسهیل استفاده بهره گیران است. این اطلاعات با ساختارهای مختلف و از منابع متفاوتی گردآوری شده اند. برای مثال مجموعه ای از مراجع، چکیده ها، استنادات، جداول و یک مقاله تحلیلی ممکن است به صورت شفاهی یا بر روی نوار کاست، نوار ویدیویی، فیلم، پوستر، برگه راهنما و مواردی از این قبیل ارائه شده باشند.

این فعالیت فرایندی وقت گیر و گران قیمت است و در صورتی ارزشمند است که راه دیگری برای انتقال اطلاعات وجود نداشته باشد. اگر هزینه این خدمات کمتر از هزینه دیگر شیوه هایی باشد که بهره گیر، خود، آن را آزموده است یا محصول نهایی بتواند مورد استفاده مجموعه مناسبی از افراد قرار گیرد، ارائه آن به صرفه خواهد بود. مثلاً یک فرد می‌تواند چند روز پیاپی، یک گزارش تحلیلی هزار صفحه ایی یا یک طرح اصلی نیم ساعته ویدئویی را خلاصه کند و برای استفاده در اختیار سایرین قرار دهد.

۲-۱-۶-۳- اشاعه منابع اطلاعاتی ردیف سوم

منابع اطلاعاتی ردیف سوم منابعی هستند که نتایج اطلاعاتی که از منابع مختلف، ارزیابی تحلیل ها، تثبیت اطلاعات، استخراج داده و غیره به دست آمده اند را در ساختاری منظم ارائه می‌کنند. بعضی از این منابع، بر اثر درخواست های ویژه ای مثل گزارشات تحلیلی، بررسی ها، گزارش پیشرفت ها و گزارشات وضعیت جاری تولید شده اند در صورتی که بعضی دیگر به صورت منظم، در جلدهای مختلف و سالانه (گزارشات سالانه، گزارش پیشرفت و …) منتشر می‌شوند.

منابع ردیف سوم دو فایده بارز دارند: این منابع، اطلاعات موجود درباره یک موضوع مورد سؤال را به خوبی خلاصه می‌کنند و به صورت هم زمان اطلاعاتی با کیفیت عالی فراهم می آورند.

۲-۱-۶-۳-۱- خدمات ارتباطی

این نوع خدمات اساساً به عنوان واسطه ای فعال بین خدمات اطلاعاتی و بهره گیر عمل می‌کنند. برای ارائه خدمات اطلاعاتی و کمک به بهره گیر، از متخصصین اطلاعاتی و برای رفع نیازهای تخصصی بهره گیران از متخصصین موضوعی کمک می گیرند، مشکلات اطلاعاتی بهره گیران را مشخص می‌کنند و خدمات اطلاعاتی مناسب را در اختیار آن ها قرار داده یا بین آنان توزیع می‌کنند. گرچه مسئولین ارتباطی می‌توانند منابع سودمند و منابع یا مهارت های اطلاعاتی جدید را تشخیص دهند اما خدمات ارتباطی، برای تحریک و تحرک جریان اطلاعات از واحد اطلاع رسانی به سوی بهره گیر و بالعکس، ابزار مناسبی است. افرادی که ‌به این کار گمارده می‌شوند باید هم دانش نسبی از حوزه موضوعی مورد نظر و هم مهارت کافی در علوم اطلاع رسانی داشته باشند.

۲-۱-۶-۳-۲- اطلاعات خبری (یا اطلاعات صریح)

اطلاعات خبری، اطلاعات فشرده کتبی یا چکیده شفاهی از برخی پیشرفت های جاری- چه برای همگامی بهره گیر با آنچه در حوزه موضوعی اش در حال وقوع است چه در پاسخ به درخواست های کم و بیش منظم او- را فراهم می آورند. گرچه بهره گیران، خود، می‌توانند مستقیماً از عناوین یا چکیده منابع استفاده کنند- این کار با خدمات معمول آگاهی رسانی جاری برابر است- اما بسیاری از خدمات از این نوع باید ارزیابی، گزینش، خلاصه و مجدداً بسته بندی شوند.

۲-۱-۶-۳-۳- اشاعه از طریق ارتباط مستقیم

در بیشتر مواقع به ویژه هنگامی که بهره گیران، خود دست به گزینش و انتخاب می‌زنند، اطلاع رسانان آشکارا چنین فرصت هایی را قدر دانسته و برای انجام کاوش های ویژه اطلاعاتی، از این ارتباط مستقیم بهره می گیرند. اما در بسیاری از واحدهای اطلاع رسانی شیوه ارتباط مستقیم به فراموشی سپرده می شود.