۲- تدوین و برقراری معیارهای استاندارد عملکرد

در گام دوم، لزوم استانداردگذاری برای شاخص های ارزیابی جلوه می کند و تلاش و مطالعات علمی در زمینه استانداردگذاری ضروری است

۳- ابلاغ و اعلان نظرات و شاخص ها به ارزیابی شونده

متاسفانه در کشورما، معمولاً بدون اینکه ارزیابی شونده از شاخص های ارزیابی مطلع باشد، ناگهان با نمرات و قضاوت های ارزیابی روبرو می شود اگر هدف اساسی ارزیابی را رشد و توسعه ی ارزیابی شونده بدانیم، ‌بنابرین‏ ضرورت دارد که قبل از شروه دوره ی ارزیابی، انتظارات مورد نظر در قالب شاخص ها به سازمان اعلام گردد تا مدیران بتوانند با برنامه ریزی، سازماندهی، برقراری ارتباطات مناسب و سایر فرآیندهای مدیریتی، انتظارات را محقق نمایند.

۴- سنجش و اندازه گیری عملکرد واقعی

در این مرحله، فعالیت ها و دستاوردهای سازمان در ارتباط با هر شاخص مورد سنجش قرار می‌گیرد به منظور ارزیابی دستگاه‌ها به صورت واقعی لازم است ارزیابی کنندگان با گذراندن آموزش های تخصص، تجربه و تخصص لازم را کسب نموده تا دچار خطای رایج در ارزیابی نشوند و نتایج حاصل از ارزیابی آن ها، قابل اعتماد باشد.

۵- مقایسه عملکرد با استانداردهای هر شاخص

در گام پنجم،نتایج حاصل از سنجش عملکرد در برابر استانداردهای مربوطه مورد مقایسه قرار می‌گیرد در این مرحله، قوت و ضعف، فرصت ها و تنگناهای سازمانی در راستای حصول به اهداف مورد نظر شناسایی می‌شوند

۶- اعلان نتایج به دستگاه ارزیابی شونده و بحث در خصوص چگونگی حصول نتایج:

در این مرحله، نتایج حاصل از ارزیابی به اطلاع دستگاه رسانده می شود تا چنانچه ابهاماتی در خصوص چگونگی نتایج ارزیابی باشد، با بحث و بررسی، ابهامات رفع و حتی در صورت لزوم، تجدید نظر در نتایج صورت گیرد

۷- اقدام به منظور به کارگیری عملیات اصلاحی در راستای بهبود و توسعه عملکرد با توافق سازمان

گام هفتم در واقع چرخه ی تکمیل کننده ی نظام ارزیابی است هدف عمده ی ارزیابی بهبود و توسعه ی ظرفیت ها و عملکرد دستگاه های مورد ارزیابی است، تنها با وجود گام آخر قابل دستیابی است شکل بعدی(۲-۲) ارزیابی عملکرد را نشان می‌دهد لازم به ذکر است وجود حلقه ی بازخورد در واقع اثربخش شدن نظام ارزیابی را تضمین می‌کند (طبرسا،۹:۱۳۷۸).

اهداف سازمان

تدوین و تنظیم شاخص های ارزیابی عملکرد

تدوین و برقراری معیار(استاندارد) عملکرد برای شاخص ها

ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخص های ارزیابی به سازمان

سنجش(اندازه گیری) عملکرد واقعی

مقایسه عملکرد با استانداردهای هر شاخص

اعلام نتایج به ارزیابی شونده و بحث در خصوص چگونگی حصول نتایج

اقدام به منظور به کارگیری عملیات اصلاحی(در صورت لزوم) به منظور بهبود و توسعه عملکرد سازمان مورد ارزیابی

شکل ۲-۲: ارزیابی عملکرد(طبرسا ،۹:۱۳۷۸)

۲-۱-۷- مفهوم ارزیابی عملکرد و مدل ها

عملکرد کار واقعی است که به منظور تضمین دستیابی سازمان به مأموریت‌ تعریف شده خویش، انجام می شود. عملکرد می‌تواند به عنوان توانایییک وسیله برای تولید نتایج در یک بعد با یک اولویت تعیین شده در رابطه با هدفی معین باشد.

‌بنابرین‏ ضروری است که ابتدا چیزی وجود داشته باشد که عملکرد آن قابل توجه باشد دوم آنکه یک بعد وجود داشته باشد که جالب باشد و سوم آنکه یک هدف برای نتیجه آن تعیین شود. وجود این سه عنصر تضمین می‌کند که عملکرد همان گونه که در بالا تعریف شده است موجود باشد. اما اندازه گیری عملکرد همچنین نیازمند یک اندازه برای بعد انتخاب شده است. در درون یک سازمان عملکرد سلسله مراتبی را دارا می‌باشد. این سلسله مرابت بر اساس موقعیت زمانیبرای فعالیت ها و وابستگی تصمیمات و اثر سطوح مختلف مدیریت به وجود آمده است این سلسه مراتب عبارتند :

• • سطح استراتژیک

• • سطح تاکتیکی

• سطح عملیاتی

اندازه های سطح استراتژیک تصمیمات مدیریت ارشد را تحت تاثیر قرار می‌دهد، در اکثر اوقات بخش وسیعی از عملکرد بر اساس سیاست ها، برنامه های ملی شرکت، رقابتی بودن و میزان نزدیکی به اهداف سازمانی را منعکس می‌کند.

سطح تاکتیکی شامل اختصاص منابع به منظور دستیابی به نتایج مشخص شده در سطح استراتژیک و اندازه گیری عملکرد برابر اهدافی است که باید به آن ها دست یافته شود. اندازه گیری عملکرد در این سطح یک بازخورد ارزشمند در تصمیمات مدیریت میانی به وجود می آورد.

اندازه های سطح عملیاتی و سنجه های آن نیازمند داده ها و ارزیابی های دقیق نتایج تصمیمات مدیریت سطح پایین هستند. ناظران و کارکنان برای تنظیم اهداف عملیاتی در تلاشند که در صورت رسیدن ‌به این اهداف، سازمان به سمت دستیابی به اهداف تاکتیکی هدایت می شود.

نیلی بیان می‌کند که اندازه گیری عملکرد یک فرایند عددی نمودن کارایی و اثربخشی فعالیتی است که به عملکرد منتهی می شود. در گذشته ، تمرکز بر روی اندازه گیری عملکرد مالی از قبیل حجم فروش، سود، بدهی و بازگشت سرمایه بوده است. این اندازه های مالی به شکل کامل با صلاحیت و مهارت مورد نیاز شرکت ها برای محیط کسب و کار امروزه تطبیق نمی کنند. تنها دانستن میزان سود خالص کافی نیست بلکه ضروری است که نیروی محرک در پس این موفقیت یا شکست توضیح داده شوند. علاوه بر این تحلیل این دلایل از دیدگاه گذشته، درک برتری های سازمانی مهم است که بالقوه موجب موفقیت کسب و کار در آینده خواهند شد. اشکال حسابداری به تنهایی بر روی عناصری که نتایج مالی آینده سازمان را به سمت موفقیت یا شکست هدایت می‌کند، تمرکزی ندارند. بسیاری از نشانگرهای کسب و کار دیگر (از قبیل کیفیت، رضایت مشتریان، ابتکار و سهم بازار) وجود دارند که می‌تواند همیشه وضعیت اقتصادی سازمان و جنبه‌های رشد را بهتر نشان دهد. ‌بنابرین‏ اندازه های عملکرد باید چیزی بیشتر از اعمال مالی باشند و به عنوان محرکی برای پرورش عملکرد نه تنها در قواعد مالی بلکه همچنان در جنبه هایغیرمالی شبیه به کیفیت، رضایت مشتریان ، ابتکار و نوآوری عمل نماید. شرکت ها به واسطه اندازه عملکردشان شکل می گیرند. اندازه های عملکرد نقشی حیاتی در فرموله سازی استراتژی های سازمان، ارزیابی دست یافته ها و پاداش اعضای سازمان بازی می‌کند. هنگامی که اندازه های مالی و غیرمالی در یک مدل در کنار یکدیگر شرکت می‌کنند، مدیران می‌توانند عملکرد را در چندین حوزه همزمان به منظور تصمیم گیری استراتژیک کارا به کار گیرند.