• ذخیره سازی دیجیتالی: تقریباً تمام وسایل ذخیره سازی سنتی را میتوان به شکل دیجیتال در آورد. مزایای وسایل ذخیره سازی دیجیتالی عبارتند از: به سادگی ویرایش می‌شوند، مرتباً قابل استفاده هستند، و از طریق شبکه­ ها قابل توزیع هستند. هر چقدر سبک ذخیره یک سند کامپیوتری شده ساختارمندتر باشد، بازیابی آن بعداً آسانتر خواهد بود. پایگاه های داده­ای که خود سازمان با بهره گرفتن از یک سیستم طبقه ­بندی دقیق، آن ها را اداره می‌کند کمترین مشکل را ایجاد می‌کنند.

  

  • • 1. تسهیم و توزیع دانش:

به معنی حرکت، توزیع، و پخش دانش بین افراد و پایگاه های دانش به طور مکانیزه و غیر مکانیزه و به صورت دو طرفه می‌باشد. در حقیقت نود درصد از موفقیت مدیریت دانش، به تسهیم صحیح دانش بستگی دارد، و تسهیم دانش از فردی به فرد دیگر، از لوازم اساسی چرخه مدیریت دانش اثربخش است. انتقال دانش بین اعضای سازمان مستلزم استقرار فرهنگِ “تسهیمِ دانش، قدرت است” به جای فرهنگِ “دانش، قدرت است” می‌باشد (Roding, 2003).

مسائلی هم چون چگونگی به اشتراک گذاری دانش موجود و انتقال آن به محل مناسب و مورد نیاز به گونه ای که در سازمان قابل دسترسی و استفاده باشد و نیز چگونگی انتقال دانش از سطح فردی به سطح دانش گروهی سازمان، از جمله مواردی است که در دستور کار این بخش از مدیریت دانش قرار می‌گیرد.

شرط لازم برای تبدیل اطلاعات و تجارب منفک به آ نچه که کل سازمان بتواند از آن استفاده کند، توزیع و به اشتراک گذاشتن دانش درون سازمان است . مهم تر ین گام تحلیل انتقال دانش از فرد به گروه یا سازمان است . هدف غایی این مرحله فرایند به اشتراک گذاشتن و توزیع دانش است (Kankleen, 2008)

یک اثر جانبی سیستم دانش این است که اجازه می‌دهد “‌گروه‌های دانش ” که اعضای آن ها به طور منظم درگیر تسهیم اطلاعات و یادگیری هستند، شکل بگیرد . این گروه ها به “سرمایه اجتماعی ” (پیوندها، روابط و رضایت عمومی ) کمک می‌کنند و به وسیله­ آن تحقق اهداف را از طریق افزایش نوآوری، یادگیری سازمانی و افزایش ترویج ایده­ ها میان اعضا امکان پذیر می‌کنند.

گروه ­های دانش بدون وجود دستور جلسه، با سرعت و بدون برنامه­ ریزی و با رویه پاسخ گویی مشخص نمی توانند مدیریت شو ند. این گروه ها سازمان یافته بوده و اعضای آن ها به طور طبیعی به وسیله فعالیت ها یا علایق مشابهی با یک دیگر توصیف می‌شوند .اگرچه ‌گروه‌های دانش می‌توانند از طریق تعاملات غیر رسمی در یک سازمان بزرگ با برنامه مدیریت دانش شکل بگیرند اما آن ها به طور رسمی نیز مورد تشویق قرار گرفته و حمایت می‌شوند. در تفسیری از یک سازمان دانش محور موفق، مدیریت دانش بیش از مدیریت ساده اطلاعات بوده و آن بخش از زیرساخت اجتماعی شرکت است که اعتماد و همکاری را میان اعضا ی گرو ه های دانش تشویق و حمایت می‌کند (Kaplan & Norton, 1996)

اشتراک و توزیع دانش در درون یک سازمان، حیاتی است، در این صورت، دانشها و تجارت به اشتراک گذاشته شده، مورد استفاده کل سازمان قرار می گیرند. بیشتر سازمان‌ها می‌دانند که توزیع و اشتراک دانش، جایی است که مشکلات واقعی شروع می‌شوند. یکی از مشکلترین وظایف مدیریت دانش، انتقال دانش به افراد مناسب، یا قرار دادن دانش سازمانی در جایی است که بدان نیاز است. البته در این جا باید ‌به این نکته اشاره شود که، نیاز نیست که هر کسی، هر چیزی را بداند. بین توزیع مؤثر دانش و پخش کردن بی هدف هر تکه دانش میان همه کارکنان، تفاوت وجود دارد. توزیع دانش تنها زمانی ممکن و معنی دار است که در چارچوب قید و شرطهای مشخصی صورت بگیرد. هدف واقعی توزیع دانش، این است که دانش مورد نیاز برای انجام وظایف را در اختیار افراد و گروه ها قرار دهد.

• • • 1. به کارگیری دانش:

اشاره ‌به این مطلب دارد که ایده ها و دانش به دست آمده، بدون جهت گیری ‌در مورد این که چه کسی آن ها را مطرح ‌کرده‌است، در صورت مفید بودن و مناسب بودن مورد استفاده قرار گیرد. این فرایند اشاره به آمیختن دانش با عمل ، یعنی به کار بستن دانش و انعکاس آن در کالاها و یا خدمات سازمان دارد(Kavakem, 2006).

سازمان ها با داشتن بهترین دانش به مزیت رقابتی نمی رسند؛ مگر اینکه بهترین استفاده را از آن بکنند. به منظور بهترین استفاده از دانش، باید آن را به طور کامل در فعالیت های سازمان به کار گرفت. برای این کار باید فرآیندهای دیگر دانش اساساً ایجاد، توزیع و به اشتراک گذاشته شوند. تمام سعی مدیریت دانش بر آن است تا اطمینان حاصل کند که آیا دانش موجود سازمان، به طور مفید در جهت منفعت آن به کار برده می شود. شناسایی و توزیع موفقیت­آمیز دانش مناسب، تضمینی به ­وجود نمی­آورد که این دانش در فعالیت‌های روزمره سازمان به کار گرفته خواهد شد. موانعی وجود دارند که مانع استفاده از دانش بیرونی می‌شوند. پس گام‌هایی باید برداشته شود تا این تضمین حاصل آید که مهارت‌های ارزشمند و دارایی دانش، کاملاً مورد بهره برداری قرارمیگیرند.

مدیریت دانش بر اساس این ایده قرار دارد که با ارزشترین منابع یک سازمان افراد آن هستند. ‌بنابرین‏، حدی که یک سازمان در آن به خوبی فعالیت می‌کند ‌به این بستگی دارد که افرد آن چطور می‌توانند دانش جدید بیافرینند، آن را در کل سازمان منتشر کنند و بهترین استفاده را از آن داشته باشند. دراصل، مدیریت دانش درباره استفاده از دانش گروهی کل نیروی کار برای رسیدن به اهداف خاص سازمانی است.

هدف از مدیریت دانش لزوماًً مدیریت کل دانش نیست، تنها دانشی است که برای سازمان بیشترین اهمیت را دارد.در واقع تضمین می‌دهد که افراد دانش مورد نیاز را در زمان و جای لازم دارند. ( N. Acur, D. Kandermir.,2012)

دانش اگر به کار برده نشود، هیچ ارزشی ندارد. ‌بنابرین‏ آن ها که دانش را در دسترس می‌گذارند باید به نیازهای کاربران بالقوه توجه بیشتری بکنند، کاربرانی که باید به عنوان مشتریان آن ها تلقی شوند. کارکنان تنها زمانی دانش بیرونی را می‌پذیرند، یا مهارت‌های جدید را توسعه می‌دهند، که در انجام این کارها مزایای روشنی را ببینند.